一、目的

       为规范学会会议管理，提高会议质量，明确会议目的，特制定本制度。

二、原则

       强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求。

三、适用范围

       本制度适用于学会各种会议。

四、归属部门

       学会办公室及学会全体会员负责监督该制度的执行。

五、职责

   （一）学会办公室负责各种会议的组织及相关工作，包括 ：下文通知、会场安排、设备准备等，并负责管理保存所有会议签到和纪要原件。

   （二）与会人员需按时参加会议并签到，遵守会议纪律。

六、会议分类        

   （一）会员（代表）大会：须有三分之二以上会员代表出席方能召开，其决议须到会会员半数以上表决通过方能有效。每届至少召开一次会员（代表）大会，会议的主要内容是：

       1、审议和批准理事会的工作报告和财务报告；

       2 、决定本团体工作方针和任务；

       3、制定和修改本团体章程；

       4、选举和罢免理事；

       5、推举名誉理事长；

       6、制定和修改会费标准；

       7、通过提案和决议，决定终止事宜；

       8、决定其他重大事宜。

   （二）理事会会议：须有2/3以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事2/3以上投票表决通过方能生效。每年至少召开一次理事会议，在每年年底或年初召开或根据工作需要临时召开，会议的主要内容是：

       1、决定会员的吸收或除名；

       2、选举和罢免理事长、副理事长、秘书长和常务理事；

       3、筹备召开会员代表大会；

       4、作工作报告和财务报告；

       5、决定设立专委会、办事机构、代表机构和实体机构；

       6、决定副秘书长、各机构负责人的聘任；

       7、制定本团体管理制度，并监督执行；

       8、决定其他重大事项。

   （三）常务理事会会议：在理事会闭会期间召开。须有2/3以上常务理事出席方能召开，其决议须经到会常务理事2/3以上投票表决通过方能生效。每年至少召开两次常务理事会议，在每年年中和年底各召开一次，或根据工作需要临时召开，会议的主要内容是：

       1、决定会员的吸收或除名；

       2、筹备召开会员代表大会；

       3、决定设立专委会、办事机构、代表机构和实体机构；

       4、决定副秘书长、各机构负责人的聘任；

       5、制定本团体管理制度，并监督执行。

   （四）学会负责人会议：由学会秘书长主持，列席人员为会长、副会长、秘书长、副秘书长及学会办公室各部门人员参加。每年至少召开两次负责人会议。

        1、会议的主要内容：

        （1）传达贯彻上级领导机关重要精神及对学会工作的指示，研究贯彻常务理事会议决定事项。

        （2）讨论决定学会和办公室工作中的重要事项，如：拟定发展规划、年度计划和总结、改革措施，拟提交常务理事会议审议的提议，中心工作和重点工作的安排，年度财务收支计划及执行情况，重大支出的审核，学会办事机构聘用人员的建议，学术活动人员安排，合作项目的决定，内部管理制度（包括财务制度、分配制度）、学会重大活动的协调部署等。

        （3）确定提交常务理事会审议的事项。

        （4）通报和讨论学会其他事项。

        2、会议议事规则：

        （1）贯彻民主决策机制，凡学会建设和工作中的重要事项，均应提交学会负责人会议集体讨论决定后再实施。

        （2）学会负责人会议议事过程中应发扬民主，集思广益，参会人员积极发表意见和建议，构建和谐的工作环境，发挥学会工作人员的聪明才智。

        （3）学会负责人会议主持人，在充分听取大家意见和建议后，对研究的事项作出结论性意见，以便执行。

   （五）学会办公室管理例会：由学会办公室负责召开，每月最末一周的星期五举行，学会办公室各部门人员参加，主要会议内容：

        1、向办公室领导汇报总结一月工作进展及成果，通报一月工作安排；

        2、研究工作中存在和出现的问题，做出解决方案。

七、会议通知

   （一）会员（代表）大会、理事会会议、常务理事会会议、学会负责人会议在召开一周前通过门户网站或微信公众号等发布会议通知。

   （二）会议通知需明确会议时间、地点、内容、参会人员、召开方式等。

八、会议准备

   （一）按照会议议程安排举行会议。

   （二）会员（代表）大会、理事会会议、常务理事会会议要求召开会前预备会，由筹备组向学会办公室负责人报告会议筹备情况，批准执行会议日程（议程）。

   （三）学会办公室根据学会活动规模，以保障会议工作需要，坚持实事求是的原则，确定会务组人员数，原则上到会人数200人以内规模，工作人员数不超过到会人数的10％，200人以上规模增加的工作人员数，不超过所增加的会议人数的5％。

   （四）会务组人员按照组织分工，明确职责、工作到位，热心服务，确保质量。

九、会议纪律

   （一）会务组工作人员负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到。

   （二）参会人员提前半小时到达会场进行签到。会后，组织人在签到表上标注迟到和未到人员。

   （三）参会人员不能按时出席，需要提前向相关人员请假，或开具授权委托书。

   （四）会议期间与会人员不得喧哗，禁止交头接耳开小会，不得来回走动，迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。

   （五）会议期间与会人员须将手机关闭或调至振动状态，认真听取会议内容并做好记录，不允许在会场接听电话，如有重要电话应离场接听，会议后，需由与会人员在会议记录上签名的，应及时签署。

   （六）与会人员应保持会场整洁，禁止吸烟，不准随时吐痰，扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。

   （七）与会者到会须做好准备，均应保持良好的会风，注意言谈举止，须文明用语，不允许在会场上辱骂和进行人身攻击。不可无故打断他人的发言。

十、会议记录

       安排专人进行会议记录，会后整理会议纪要，提交相关部门备案并保管留存好原件。

十一、会议考勤制度

    （一）会员（代表）大会、理事会会议、常务理事会会议原则上要求全员参会，如有特殊原因不能参会请以书面形式向学会办公室请假。

    （二）理事会议：理事请假每届≥3次或无故缺席每届≥2次，取消下届入选理事资格。

    （三）常务理事会议：常务理事请假每届≥6次或无故缺席每届≥3次，取消下届入选常务理事资格。

十二、会议费开支范围、标准

    （一）会议费用实行预算管理。无计划、无预算的会议原则上不得召开。

    （二）会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、会议物料制作费、会议服务费等。

    （三）前款所称交通费是指会议邀请嘉宾参加会议发生的城市间交通费，接送站及会议期间在会议城市的市内交通费用。其他会议代表参加会议发生交通费，按照差旅费管理办法的规定回各自单位报销。

    （四）前款所称住宿费是指会议邀请嘉宾在会议期间的住宿费用，嘉宾住宿一般由会议主办方统一预定，其他会议代表的住宿一般需自行预订，住宿费按照差旅费管理办法的规定回各自单位报销。

    （五）会议费用支付标准：住宿费用≦600元/人/天；盒饭≦80元/份；自助餐≦200元/份；桌餐≦300元/人。其他费用支付按照“精简时效、节约开支”的原则据实结算。

十三、附则

    （一）本办法经四川省性学会第五届理事会第 六 次常务理事会议审议通过后执行。

    （二）本办法的解释权属四川省性学会常务理事会。